Ultrapassei o Sublimite do Simples: E Agora com as Notas Fiscais?

Introdução: Crescer é Ótimo, Mas Exige Atenção!

Parabéns! Se você chegou a este artigo, é porque seu negócio está prosperando e ultrapassou o sublimite do Simples Nacional. Isso é um excelente sinal, mas também indica que é hora de ajustar a sua estratégia fiscal. Para muitos pequenos empresários brasileiros, essa transição pode parecer complexa e assustadora. Mas não se preocupe! Este guia completo e didático vai te ajudar a entender o que muda na emissão de notas fiscais e como se preparar para essa nova fase do seu negócio.

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado, criado para facilitar a vida de micro e pequenas empresas. Ele unifica diversos impostos em uma única guia de pagamento, com alíquotas reduzidas. No entanto, quando o faturamento anual ultrapassa um determinado limite (o sublimite), algumas regras mudam, especialmente em relação ao ICMS e ao ISS. Vamos desmistificar esse processo e garantir que você esteja em conformidade com a legislação.

O Que é o Sublimite do Simples Nacional e Por Que Ele Importa?

O sublimite do Simples Nacional é um valor de faturamento anual estabelecido pelos estados e municípios. Ele define se a empresa continua recolhendo o ICMS e o ISS dentro do Simples Nacional ou se passa a seguir as regras do regime normal para esses impostos. Em 2026, o sublimite se manteve em R$ 3,6 milhões na maior parte dos estados, conforme a Portaria CGSN nº 54/2025. Acima desse valor, a empresa precisa se preparar para uma nova forma de tributação.

É crucial entender esse limite, pois ultrapassá-lo implica em mudanças significativas na emissão de notas fiscais. Você não poderá mais recolher o ICMS e o ISS de forma unificada no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Em vez disso, terá que calcular e recolher esses impostos separadamente, seguindo as regras do seu estado e município.

Dica Prática: Consulte a legislação do seu estado e município para confirmar o valor exato do sublimite e as regras específicas para o ICMS e o ISS. Essa informação é fundamental para evitar erros e multas.

Entendendo as Mudanças na Emissão de Notas Fiscais

A principal mudança ao ultrapassar o sublimite é a forma como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o ISS (Imposto sobre Serviços) são tratados nas suas notas fiscais. Antes, esses impostos eram recolhidos de forma simplificada dentro do Simples Nacional. Agora, você precisa detalhar a tributação de cada um deles, como uma empresa que não está mais nesse regime.

Para o ICMS, isso significa utilizar os códigos corretos (CST – Código de Situação Tributária e CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações) e indicar a alíquota do imposto na nota fiscal eletrônica (NF-e) de venda. Para o ISS, você precisará emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e recolher o imposto diretamente para o município, com base na alíquota aplicável à sua atividade.

Exemplo Prático: Imagine que você tem uma loja de roupas e ultrapassou o sublimite do Simples Nacional. Ao vender uma peça de roupa, você precisará emitir a NF-e com o CST e o CFOP corretos, indicando a alíquota do ICMS do seu estado. Além disso, se você prestar serviços de customização de roupas, terá que emitir a NFS-e e recolher o ISS para o seu município.

Dica Prática: Invista em um bom sistema emissor de notas fiscais que esteja atualizado com as novas regras e que te ajude a preencher os campos corretamente. Isso economizará tempo e evitará erros.

Quando Exatamente as Mudanças Entram em Vigor?

O momento em que as mudanças na emissão de notas fiscais entram em vigor depende de quando o sublimite foi ultrapassado. Existem duas situações possíveis:

• Se o faturamento ultrapassou o sublimite em até 20%: Nesse caso, a empresa continua recolhendo o ICMS e o ISS dentro do Simples Nacional até o final do ano-calendário. As mudanças entram em vigor a partir de 1º de janeiro do ano seguinte.
• Se o faturamento ultrapassou o sublimite em mais de 20%: Nesse caso, a exclusão do Simples Nacional para o ICMS e o ISS é imediata. A empresa passa a seguir as regras do regime normal já no mês seguinte ao da ultrapassagem.

Exemplo Prático: Se o seu faturamento ultrapassou o sublimite em 15% em agosto, você continuará recolhendo o ICMS e o ISS dentro do Simples Nacional até 31 de dezembro. A partir de 1º de janeiro do ano seguinte, terá que seguir as novas regras. Mas, se o seu faturamento ultrapassou o sublimite em 25% em agosto, você já precisará emitir as notas fiscais com a nova tributação a partir de setembro.

Dica Prática: Acompanhe de perto o seu faturamento mensal para saber exatamente quando as mudanças entrarão em vigor. Planeje-se com antecedência para evitar surpresas e garantir a conformidade fiscal.

Como se Preparar Para a Transição: Um Guia Passo a Passo

A transição para o regime normal de tributação do ICMS e do ISS exige planejamento e organização. Aqui está um guia passo a passo para te ajudar a se preparar:

1. Consulte um contador: O acompanhamento de um profissional contábil é fundamental para garantir que você está seguindo as regras corretamente e evitando multas.
2. Atualize o seu sistema emissor de notas fiscais: Verifique se o seu sistema está preparado para emitir notas fiscais com a nova tributação do ICMS e do ISS. Se necessário, troque de sistema ou solicite uma atualização.
3. Cadastre-se na Secretaria da Fazenda do seu estado: Para recolher o ICMS, você precisará se cadastrar na Secretaria da Fazenda do seu estado e obter a Inscrição Estadual (IE).
4. Verifique as alíquotas do ICMS e do ISS: Consulte a legislação do seu estado e município para saber as alíquotas aplicáveis à sua atividade.
5. Treine a sua equipe: Certifique-se de que a sua equipe está preparada para emitir notas fiscais com a nova tributação. Ofereça treinamentos e tire todas as dúvidas.
6. Revise o seu planejamento tributário: A transição para o regime normal pode impactar a sua carga tributária. Revise o seu planejamento tributário para identificar oportunidades de economia e evitar surpresas.

Dica Prática: Não deixe para a última hora! Comece a se preparar para a transição assim que perceber que o seu faturamento está se aproximando do sublimite. Quanto antes você se organizar, mais fácil será o processo.

Erros Comuns e Como Evitá-los

Na hora de emitir notas fiscais após ultrapassar o sublimite do Simples Nacional, é comum cometer alguns erros. Veja quais são os mais frequentes e como evitá-los:

• Não atualizar o sistema emissor de notas fiscais: Utilizar um sistema desatualizado pode levar a erros no preenchimento das notas fiscais e, consequentemente, a multas.
• Utilizar códigos CST e CFOP incorretos: A escolha dos códigos corretos é fundamental para a correta tributação do ICMS. Consulte um contador para garantir que você está utilizando os códigos adequados.
• Não recolher o ISS para o município: Após ultrapassar o sublimite, você precisa recolher o ISS diretamente para o município. Não se esqueça de emitir a NFS-e e pagar o imposto no prazo.
• Não acompanhar as mudanças na legislação: As regras tributárias estão sempre mudando. Acompanhe as novidades para garantir que você está sempre em conformidade com a legislação.

Dica Prática: Mantenha-se atualizado sobre as novidades tributárias e participe de cursos e treinamentos sobre o assunto. Isso te ajudará a evitar erros e a tomar decisões mais assertivas.

Conclusão: Planeje, Adapte-se e Continue Crescendo!

Ultrapassar o sublimite do Simples Nacional é um marco importante para o seu negócio. Significa que você está crescendo e prosperando. No entanto, essa transição exige atenção e planejamento. Ao entender as mudanças na emissão de notas fiscais e seguir as dicas deste guia, você estará preparado para enfrentar essa nova fase com confiança e segurança.

Lembre-se: o acompanhamento de um contador é fundamental para garantir que você está seguindo as regras corretamente e evitando multas. Não hesite em buscar ajuda profissional sempre que precisar. Com organização e planejamento, você pode superar esse desafio e continuar crescendo!

Precisa de ajuda para implementar essas estratégias no seu negócio? Fale conosco pelo WhatsApp: https://wa.me/5592988050358